Tecniche moderne per confermare gli appuntamenti

Conferma

Gli annullamenti dell’ultimo minuto e le defezioni possono vanificare tutte le azioni volte ad aumentare la produzione, creando tempi morti nel vostro orario. Come per qualsiasi altra azienda, questo rappresenta sempre un problema, ma con diligenza e ricorrendo ai sistemi appropriati dovreste riuscire a ridurre il tasso delle defezioni all’1% o persino meno. Le strategie per incoraggiare i pazienti a presentarsi agli appuntamenti vanno da azioni preventive che ne mettono in risalto l’importanza ad azioni successive volte a “istruire nuovamente” il paziente. Vale la pena mettere in atto tutte queste azioni, ma in termini di immediatezza ed efficacia nessuna è paragonabile alle tecniche di conferma degli appuntamenti.

È giunto il momento di ripensare al modo in cui confermate gli appuntamenti?

Se non avete aggiornato le strategie di conferma negli ultimi 2-3 anni, è probabile che possiate migliorarle. Le tecnologie di comunicazione stanno cambiando velocemente e le persone, inclusi i vostri pazienti, si stanno adeguando. Alcune vecchie tecniche, come le cartoline o le telefonate ai numeri fissi, non sono efficaci in termini di costi e spesso non riescono a coinvolgere i pazienti a sufficienza. Pertanto, dovrebbero essere sostituite. Attualmente, le opzioni migliori per confermare gli appuntamenti dei pazienti sono le seguenti:

  • Telefonate ai cellulari:possono essere effettuate dal coordinatore del banco accoglienza (o da un altro membro del personale designato) oppure possono essere automatiche. Le probabilità che si risponda al cellulare sono molto più elevate e, anche nel caso in cui non si risponda, i sistemi di segreteria telefonica tendono a essere più affidabili e facili da usare.
  • E-mail:anche chi ha impiegato più tempo ad adeguarsi alle nuove tecnologie ha imparato a utilizzare le e-mail e a fare affidamento su di esse per una comunicazione tempestiva. Pensate alle e-mail come a una sostituzione moderna delle cartoline promemoria, che possono essere ancora utili sebbene richiedano molto lavoro e siano più costose.
  • SMS: attualmente, rappresentano il metodo “all’avanguardia” per contattare le persone più impegnate con un semplice messaggio di conferma. Potete inviare i messaggi manualmente, ma la maggior parte degli studi utilizza sistemi automatici (che offrono anche molti altri strumenti utili per la gestione dello studio).

Rivedendo le strategie di conferma e inserendo strumenti moderni come quelli appena descritti, dovreste essere in grado di ridurre il tasso delle defezioni all’1% o persino meno. Tuttavia, per essere al passo coi tempi, ricordatevi che dovrete inevitabilmente rivedere questo aspetto ogniqualvolta appaia una nuova tecnologia di comunicazione.

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Autore

Questa risorsa è stata fornita da Levin Group, un’importante azienda di consulenza dentale che offre ai dentisti sistemi innovativi per la gestione e il marketing, grazie ai quali è possibile registrare un aumento delle referenze dei pazienti, della produttività e dei guadagni riducendo al contempo lo stress. Dal 1985 i dentisti si affidano alla consulenza dentale di Levin Group per aumentare la produzione.