Incrementare la capacità di produzione con tecniche di programmazione degli appuntamenti

Incremento Della Capacità

Le ore di una giornata sono contate, ma non pensate che questo possa limitare la capacità di produzione del vostro studio. Utilizzando una combinazione di tecniche collaudate di programmazione degli appuntamenti, potete aumentare la produzione quotidiana senza ore di lavoro aggiuntive. Si tratta solo di tempistica e coordinazione del personale.

Per fissare più appuntamenti senza per questo generare stress, adottate le seguenti tecniche:

  • Per una maggiore efficienza, programmate incrementi di 10 minuti. In confronto alle unità di 15 minuti, gli incrementi di 10 minuti permettono al coordinatore degli appuntamenti di assegnare il tempo necessario per le procedure cliniche in modo più accurato (in base a studi aggiornati sulle tempistiche). Questa accuratezza elimina i momenti improduttivi e permette così di inserire un numero maggiore di appuntamenti nello stesso arco di tempo.
  • Spostatevi da una visita all’altra. Distribuite gli appuntamenti in modo tale da potervi muovere agevolmente da una sala o da un’area all’altra senza interruzioni. Dovreste istruire i vostri assistenti affinché preparino tutto il necessario prima del vostro arrivo e non si sprechi tempo produttivo. Ovviamente, avete bisogno di almeno due poltrone su cui effettuare i vostri trattamenti per utilizzare questa tecnica. Dopo che entrambe le poltrone hanno raggiunto la massima capacità, può essere aggiunta una terza poltrona per gestire le emergenze e i momenti di maggiore affluenza.
  • Stabilite i momenti ideali della giornata per i diversi interventi. Invece di riempire semplicemente i buchi del vostro orario, stabilite un “giorno ideale” per i vari trattamenti affinché il coordinatore possa fissare gli appuntamenti con i pazienti seguendo un determinato criterio. Per la maggior parte dei dentisti, ciò significa riservare intere mattinate ai casi ad elevata produzione e riunire il più possibile tutti i casi simili tra loro, per ottenere un miglioramento in termini di efficienza.
  • Fate in modo che i pazienti rispettino maggiormente gli appuntamenti. I piani più efficaci per la gestione del tempo possono essere indeboliti dai pazienti che non si presentano o che arrivano in ritardo. Per assicurarvi di riuscire a sfruttare al massimo l’incremento della vostra capacità, (a) utilizzate delle scalette per mettere in risalto l’importanza degli appuntamenti quando parlate con i pazienti, (b) aggiornate le tecniche di conferma e (c) riducete il numero di defezioni e ritardi ricordando ai pazienti l’importanza di rispettare gli appuntamenti prefissati.

Adottando un approccio scientifico nell’organizzazione degli appuntamenti e includendo le strategie appena descritte, potrete aumentare la capacità di produzione del vostro studio senza per questo generare stress o affaticamento.

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Autore

Questa risorsa è stata fornita da Levin Group, un’importante azienda di consulenza dentale che offre ai dentisti sistemi innovativi per la gestione e il marketing, grazie ai quali è possibile registrare un aumento delle referenze dei pazienti, della produttività e dei guadagni riducendo al contempo lo stress. Dal 1985 i dentisti si affidano alla consulenza dentale di Levin Group per aumentare la produzione.