Programma di riattivazione per pazienti inattivi

Programma di riattivazione per pazienti inattivi

Tutti i pazienti che non si sono rivolti a voi per almeno 18 mesi potrebbero facilmente diventare ex pazienti. Anche se attualmente si stanno presentando moltissimi nuovi pazienti, è opportuno avviare un programma di riattivazione per far fronte alla concorrenza nel mercato odontoiatrico odierno. Seguite questo procedimento:

1. Iniziate a individuare i pazienti inattivi.

Se non avete monitorato i pazienti inattivi, dite al vostro personale di controllare le schede di tutti i pazienti e di creare un database contenente i nomi di coloro che non si sono rivolti al vostro studio negli ultimi 18-36 mesi (è assai poco probabile che i pazienti che non vi hanno contattato per più di tre anni facciano ritorno). Per evitare ulteriori ritardi, fissate un limite di 30 giorni, entro il quale compiere questa fase.

2. Prendete in considerazione la possibilità di offrire un incentivo per farli ritornare.

Preparatevi a persuadere i pazienti inattivi a tornare al vostro studio offrendo un esame o un controllo dell’igiene “gratuito” per verificare se si sono sviluppati problemi del cavo orale dall’ultima visita. Inserendoli nei momenti liberi del vostro orario, questi appuntamenti vi costeranno poco o niente, vi permetteranno di dimostrare che tenete ai vostri pazienti e, se tutto va per il verso giusto, vi consentiranno di instaurare nuovamente una relazione tra paziente e studio. Se non siete del tutto convinti di voler fare questa proposta, cercate di riattivare i pazienti a prescindere dall’offerta e aggiungete l’incentivo in un secondo momento, qualora non doveste ottenere risultati.

3. Chiamate i pazienti inattivi seguendo uno schema.

Scrivete una scaletta che includa i punti principali del messaggio (interesse per la salute del cavo orale del paziente, disponibilità in termini di orari per un appuntamento, eventuali incentivi offerti, aggiornamento delle informazioni di contatto, ecc.) e formate il personale affinché effettui queste telefonate in modo appropriato. Riservate del tempo per effettuare le telefonate di riattivazione e stabilite il numero di chiamate che ogni membro del personale dovrebbe effettuare a settimana. Se possibile, chiamate i numeri di cellulare. Se non riuscite a contattare i pazienti, continuate a telefonare per tre settimane.

4. Inviate delle e-mail o delle lettere ai pazienti che non riuscite a contattare telefonicamente.

Preparate messaggi standardizzati utilizzando molti dei punti inseriti nella scaletta della telefonata e inviateli ai pazienti che non riuscite a contattare telefonicamente. I pazienti che non rispondono alle e-mail o alle lettere dovrebbero probabilmente essere rimossi dalla lista dei pazienti attivi.

5. Quando i pazienti riattivati tornano al vostro studio, salutateli con entusiasmo.

Durante le riunioni di aggiornamento giornaliere, avvisate il personale che quel giorno si presenterà un paziente riattivato affinché chiunque possa farlo sentire a suo agio e, quindi, aumentare la possibilità di riallacciare una relazione con lo studio.

In conclusione, questo programma di riattivazione aumenterà la produzione in modo economico e rafforzerà la stabilità e la crescita future dello studio.
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